Det kan være praktisk for et arkiv at have et sted, hvor man samler alle oplysninger om arkivets arbejdsopgaver og procedurer. Håndbogen sikrer, at alle kan orientere sig i, hvordan arkivet arbejder, og samtidig er det i håndbogen, man kan skrive, når man har taget beslutninger om arkivets procedurer. Dertil kommer, at arkivhåndbogen vil være særdeles nyttig i tilfælde af lederskifte eller nøglemedarbejderes fravær.
Det kan være meget individuelt, hvad der er brug for at beskrive i håndbogen. Nedenstående er mulige punkter, som kan tjene som inspiration.
- Arkivets historie
- Arkivets arbejdsområde og vedtægter
- Personale og arbejdsgang
- Arkivets arbejdsplan
- Samlingernes indhold
- Arkivets fysiske rammer og teknik
- Indsamlings- og kassationspolitik
- Modtagelse og journalisering
- Registrering
- Arkivets brugere
- Formidling
- Hjemmeside
- Forespørgsler og publikumsbetjening
- Undervisning
- Samarbejder
- Strategi, mission/succeskriterier, udviklingsplan
- Årsberetninger
- Litteratur og hjælpemidler
- Persondata GDPR
- Abonnementer
- Digitale hjælpemidler