Et arkiv bør være indrettet, så de mest åbenlyse risikomomenter er fjernet. Imidlertid er det ikke altid muligt undgå hændelser, der truer arkivet og dets samlinger. Det er en fordel på forhånd at have tænkt igennem, hvad der kan ske, og planlagt, hvad man gør i tilfælde af en ulykke.
Forebyggelse
Både i indretningen af arkivets lokaler og i den daglige brug af dem, skal man have arkivets sikkerhed for øje, tænke alle risikomomenter igennem og sørge for at fjerne flest muligt af dem fra arkivet. Det gælder
- Bygningsrisiko (fx elledninger, vandrør)
- Farligt materiale (fx nitratfilm)
- Farligt udstyr (fx elkoger, kaffemaskine)
- Uheldig personaleadfærd (fx rygning, stearinlys, mad og drikke)
Det er en god idé at indføre retningslinjer for det daglige arbejde i arkivet, så alle er opmærksomme på at nedsætte risikoen for uheld.
Digitalisering af skrøbelige eller meget anvendte arkivalier
Arkivalier bør håndteres mindst muligt. For at undgå unødig håndtering kan man vælge at digitalisere eller affotografere særligt efterspurgte eller skrøbelige arkivalier. Originalen kan derefter forblive på magasinet, mens brugerne får fuld adgang til kopien.
Især når det gælder fotos er det en god idé at anvende en digital udgave i det daglige arbejde og at opbevare originalerne på et ”hvilende arkiv”, hvor man kan opretholde de klimamæssige krav, der er bedst for billeder.
Bevaringsplan
Mange skader kan udgås med en forebyggende bevaringsindsats. En bevaringsplan kan skabe overblik over behovet og prioritere indsatsen, så man hele tiden gør fremskridt i arbejdet med bevaring af arkivets samling. Man kan ikke gøre alting på én gang, men enhver lille forbedring bidrager til en bedre bevaring af samlingen. En bevaringsplan kan fx omfatte følgende punkter:
- Gennemgå samlingen for bevaringstilstand
- Fjern samtidig plastic, clips, syreholdige materialer, pak i enkeltkuverter etc., hvis det ikke allerede er gjort
- Registrer luftfugtighed og temperatur
- Anskaf klimaanlæg
- Anskaf metalreoler
- Kopier sårbart materiale
- Etabler et hvilende billedarkiv (se ovenfor)
Lav en beredskabsplan
Når først uheldet indtræffer, er det for sent at forberede sig. Derfor kan det være en fordel at have udarbejdet en beredskabsplan. Den skal indeholde lister med telefonnumre – ikke bare på dem, der har ansvar for arkivet og har nøgler til bygningen, men også på hvor man kan hente hjælp (kasser til skadet materiale, fryseplads, affugtningsudstyr mv.)
Beredskabsplanen bør også indeholde en oversigt over, hvilke dele af samlingen der er mest uerstattelig og derfor bør reddes først, samt hvor materialet befinder sig. Sørg for, at listen er let tilgængelig for de relevante personer, der deltager i redningsarbejdet.
Ved brand består risikoen for arkivalierne ikke kun af branden selv, men også af brandbekæmpelsen, idet vand og skum kan forårsage store skader. Allerede ved udarbejdelsen af beredskabsplanen kan man evt. kontakte det lokale brandvæsen og gøre opmærksom på arkivets samling og på de særlige hensyn, den kræver.