Arkivalier skal i princippet bevares for altid. Derfor skal arkiverne sørge for at minimere alle forhold, der kan skade arkivalierne.
- Hudfedt skader arkivalierne. Sørg for at have renvaskede hænder og brug gerne bomuldshandsker ved håndtering af arkivalierne.
- Handskerne sikrer samtidig mod at få snavs og eventuelle giftige stoffer på fingrene.
- Fjern metal, tape og plastic fra arkivalierne inden nedpakning (fx papirclips, charteks o.l.)
- Opbevar arkivalier i syrefri læg og æsker:
- Løse arkivalier: Pakkes i sagslæg (syrefrit papir) og lægges i arkivæsker (syrefri).
- Kort og tegninger: Underlag af stift karton (syrefri), i syrefri læg. Vandret opbevaring i skuffer, i tegningsskabe eller arkivæsker.
- Fotos: I syrefri kuverter/syrefrit papir. Gerne stående opbevaring i æsker eller hængemapper.
- Indbundne arkivalier/bøger opbevares stående og gerne tæt (mindsker luftcirkulation mellem bladene) og også gerne i arkivkasser for at beskytte mod snavs og støv.
- Snavsede eller skadede arkivalier skal behandles, før de pakkes ned med andre arkivalier.
- Sørg for, at der ikke kommer skadedyr og skimmelsvamp med arkivalierne ind på magasinet, og vær opmærksom på, at også de papkasser, arkivalier eller varer leveres i, kan huse skadedyr som sølvfisk og skægkræ.
- Arkivalier bør opbevares mørkt. Ved udstilling bør afskærmes for sollys med fx gardiner eller uv-filter. Undgå også lysstofrør og halogenlamper. Max. 50 lux for sårbart materiale, max 150 lux for øvrigt materiale. Foruden lux skal man tage hensyn til eksponeringstid – især ved permanente udstillinger.
- Træk ikke i papirarkivalier. Der er risiko for at rive papiret itu. Løft i stedet skrøbelige arkivalier ved hjælp af et underlag, fx af syrefri karton eller papir.