Som hovedregel kan arkivets brugerne kun bruge arkivets originale materiale på arkivets læsesal. Der kan dog i visse tilfælde være behov for, at materialet kan anvendes et andet sted. I de tilfælde bør det i første omgang undersøges, om der er mulighed for at fremstille en kopi af materialet. Hvis det ikke er muligt, kan der være tale om lån af arkivalier. Det gælder naturligvis kun arkivalier, der ikke indeholder klausuleret materiale.
Udlån af arkivalier
Udlån af arkivalier bør kun ske til et andet arkiv eller et bibliotek, som kan tilbyde forsvarlige opbevaringsforhold, brand- og tyverisikring samt overvåget brug af arkivalierne på en bemandet læsesal.
Ved udlån til udstillingsbrug skal man sikre sig, at arkivalierne udstilles forsvarligt i forhold til klima, lyspåvirkning, brand og tyveri. Desuden bør arkivalierne forsikres.
Udlån bør ikke ske af
- særligt enestående og sjældne arkivalier
- meget gamle arkivalier
- meget skrøbelige eller dårligt bevarede arkivalier
- arkivalier hvis format hindrer forsvarlig forsendelse (f.eks. kort og tegninger)
- arkivalier, der ikke er ordnet eller registreret
- arkivalier, der hyppigt benyttes af arkivet selv.
Udlån bør aldrig ske til privatpersoner.
Indlån af arkivalier
Hvis arkivet har brug for at indlåne arkivalier fra et andet arkiv, bør man sikre sig, at man kan garantere det pågældende arkiv betryggende opbevaringsforhold, brand- og tyverisikring samt overvåget brug af arkivalierne på en bemandet læsesal. Ved indlån til udstillingsbrug skal man sikre sig, at arkivalierne kan udstilles forsvarligt i forhold til klima, lyspåvirkning, brand og tyveri.
Desuden bør arkivalierne forsikres.
Udlån fra Rigsarkivet
Arkivalier fra Rigsarkivet kan bestilles til brug på Rigsarkivets læsesale i København, Viborg, Odense og Aabenraa