Arkivalier fra menighedsråd er offentlige arkivalier og skal derfor som hovedregel afleveres på Rigsarkivet (arkivlovens §12). Der er dog mulighed for, at et menighedsråd kan søge Rigsarkivet om tilladelse til at deponere sine arkivalier på et lokalarkiv. I så fald skal lokalarkivet godkendes til at måtte opbevare menighedsrådsarkivalier.
Hvis et lokalarkiv bliver godkendt til at modtage og opbevare menighedsrådsarkivalier, bør der ved overdragelsen af materialet udformes en skriftlig aftale mellem menighedsrådet og lokalarkivet om vilkårene for deponeringen. Vær opmærksom på, at når der er tale om et deponi, tilhører arkivalierne ikke lokalarkivet. Lokalarkivet kan derfor ikke kassere i materialet uden godkendelse fra menighedsrådet.
Ifølge “Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier fra menighedsråd” skal kun menighedsrådsarkivalier fra før år 1980 bevares, mens menighedsrådsarkivalier skabt efter 1980 kasseres. Landsforeningen af menighedsråd gør dog opmærksom på, at nogle af de arkivalier, som menighedsrådene kasserer, kan have en særlig (lokal)historisk interesse.
Fra tiden efter 1980 kan en del materiale fra menighedsrådene findes i provstiarkiverne, og de fleste menighedsråds referater ligger på nettet, hvor de bliver høstet og bevaret af Det Kongelige Biblioteks Netarkiv. Desuden bevarer Det Kongelige Bibliotek alle papirbaserede sogneblade, hvoraf menighedsrådenes informationer og aktiviteter fremgår.
Relaterede artikler
Arkivloven (Retsinformation)
Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier fra menighedsråd (Retsinformation)
Nye regler om menighedsrådets arkiv (Landsforeningen af Menighedsråd)