Sletning
Hvis man ønsker at slette en registrering eller en journal, gøres det via knappen Slet øverst til højre på stamkortet. Det er kun brugere med rettigheder til at slette, der kan udføre denne handling.
I første omgang smider man blot journalen eller registreringen i skraldespanden.
Når man sletter en journal eller registrering åbnes journalnummeret / registreringsnummeret for at blive genbrugt.
Genfind slettede journaler og registreringer
Slettede journaler og registreringer kan genfindes via fløjmenuen til venstre
- Journaladministration >> Slettede journaler
- Registreringsadministration >> Slettede registreringer
Hvis man har mange slettede poster, så er det muligt at sortere og søge efter konkrete poster. Søgeresultatet kan begrænses til poster, slettet i et bestemt år. Brug feltet i toppen ”Vis journaler… / Vis registreringer… ” og vælg årstal ved hjælp af pilen.
Det er også muligt at søge blandt de slettede poster via søgefeltet i toppen af søgeresultatet. For journaler kan der kun søges på journalnumre, ikke på giver eller indhold.
Ønsker man at se oversigten i rækkefølge efter registreringsnummer, så klik på overskriften ”Registreringsnummer” (for journaler ”Journalnummer”). Ønskes listen i omvendt rækkefølge, klikkes bare en gang til på overskriften.
Slet journaler og registreringer permanent
Det er muligt at slette journaler og registreringer permanent ved at klikke på Slet-knappen ud for en journal / registrering.
Når en journal / registrering slettes permanent fjernes i første omgang alle stamdata. I løbet af natten slettes givere, fotografer, henvisninger og filer, som ikke er knyttet til andre journaler / registreringer.
Gendannelse af slettede journaler eller registreringer
Hvis arkivet er kommet til at slette en registrering eller en journal ved en fejl, så er det muligt at gendanne den.
Når den ønskede post er fundet kan den gendannes ved at klikke på Genopret i højre side af feltet. Nu genåbnes posten.
HUSK at gemme posten efter genoprettelsen, da den ikke gemmes automatisk.
NB: Vær opmærksom på, at registreringsnummeret / journalnummeret i mellemtiden kan være blevet brugt til en anden registrering. Hvis det er tilfældet, bliver feltet markeret med rødt, og en rød tekst bekendtgør, at nummeret benyttes i en anden registrering. Så længe der ikke er valgt et nyt nummer, er registreringen ikke gemt!
Nyt nummer vælges ved at skrive en stjerne (*) i nummerfeltet, enten i stedet for det eksisterende nummer (giver første ledige nummer) eller efter tallet (giver næste ledige nummer efter dette tal). Arkibas vil straks returnere med et ledigt tal. Det er ikke nødvendigt at bruge hverken Enter eller tabulator.
Nu er Gem-knappen blevet blå, og registreringen kan gemmes ved at klikke på Gem.