For arkiver under arkivloven fastlægger loven, hvor gamle arkivalier skal være, før de er tilgængelige. Generelt skal arkivalierne være mindst 20 år gamle, regnet fra den yngste del af materialet, før de bliver tilgængelige. Desuden skal sagen være færdigregistreret på arkivet.
Arkivalier, der indeholder følsomme oplysninger, har en længere tilgængelighedsfrist.
| Type | Tilgængelighed |
| Almindelige arkivalier | Efter 20 år |
| Personfølsomme oplysninger, private/økonomiske | – 75 år |
| Statens sikkerhed, patenter etc. | – 60 år |
| Kirkebøger | – 50 år |
| Døds-/begravelsesregistre | – 10 år |
Lokalarkiverne i SLA er ikke omfattet af arkivloven, men de har vedtaget at følge arkivloven, når det gælder tilgængelighed og arkivering. Derudover skal lokalarkiverne iagttage reglerne om persondatabeskyttelse (GDPR). Efter GDPR-reglerne kan materiale med følsomme personoplysninger offentliggøres, når personen har været død i ti år. Hvis man ikke ved, om en person har været død i ti år, kan man følge arkivlovens 75 års-regel. Materiale med følsomme personoplysninger bør under alle omstændigheder vurderes nøje i hvert enkelt tilfælde. Måske er der brug for en yderligere klausulering af hensyn til de omhandlede personer eller deres efterkommere.
Yderligere klausulering
Arkivet kan efter ønske fra giver sætte yderligere klausul på arkivalierne end de gældende tilgængelighedskriterier kræver. Det kan fx være en dagbog, som giver ikke ønsker bliver tilgængelig, førend dagbogsskriveren er død. Klausulering kan gælde et bestemt tidsrum, fx 50 år eller 100 år. Husk at aftale et årstal for hvornår klausulen skal udløbe, så det ikke er arkivets opgave at holde øje med, hvornår giveren dør. En klausul bør aldrig være af ubegrænset varighed. I Arkibas anføres klausulen i journalen og i registreringen af materialet.
Man kan ikke aftale en omvendt klausul, altså at materialet skal være tilgængeligt med det samme på trods af personfølsomme oplysninger. Arkivet har pligt til at overholde tilgængelighedsfristerne, også selv om giver siger, at det ikke gør noget. Dog kan en person give tilladelse til, at oplysninger om personen selv må være tilgængelige
NB: Klausul er ikke det samme som copyright.
Dispensation
Arkivlederen kan give tilladelse til, at materiale, som rummer personfølsomme oplysninger, kan anvendes af forskere, familiemedlemmer eller andre, der har en legitim grund til at bruge materialet. I § 40 i arkivloven hedder det: ”Den, der får adgang til benyttelse af arkivenheder, som ikke er umiddelbart tilgængelige, må ikke uberettiget offentliggøre, videregive eller udnytte fortrolige oplysninger, hvortil den pågældende i den forbindelse har fået kendskab.”
Arkivet bør tilse, at den pågældende benytter materialet på en forsvarlig måde og ikke viderebringer følsomme personoplysninger. Arkivlederen kan eventuelt bede om at få det til gennemlæsning, som den pågældende agter at publicere på baggrund af materialet.
Relaterede artikel
Eksempel – blanket vedr. tilladelse til brug af klausuleret materiale (Middelfart museum)
Ophavsret (copyright)
Persondataforordning (GDPR)