Når året er gået, er det tid til at skrive årsberetning for arkivet. Årsberetningen er med til at synliggøre, hvad arkivet laver, og fastholde dets resultater for eftertiden.
Årsberetningen er et nyttigt redskab, når det skal gøres op, hvad arkivet har nået i det forgangne år. Har man nået det, der var nedfældet i arkivets arbejdsplan ved årets begyndelse? Hvis ikke, hvad man har så nået i stedet? På længere sigt er årsberetninger en uvurderlig kilde til at fastholde arkivets udvikling over tid.
Som internt arbejdsredskab bruges årsberetningen til dialogen med arkivets styrelse om arbejdets tilrettelæggelse og arkivets resultater. Hvis arkivet er foreningsejet, skal årsberetningen desuden fremlægges på foreningens generalforsamling.
Årsberetningen kan også bruges til at fortælle omverdenen om arkivet. Det er oplagt at lægge årsberetningen på arkivets hjemmeside, gerne rigt forsynet med billeder fra arkivets dagligdag. Lige så oplagt er det at sende den – eller et link til den – til kommunens politikere og embedsmænd. Det er vigtigt at synliggøre arkivets arbejde, ikke bare for brugerne og offentligheden, men også for bevillingsgivere. Hvis der er et arkivsamvirke i kommunen, kan det evt. være arkivsamvirket, der står for at fremsende en samlet årsberetning for arkiverne til politikere og embedsmænd.
Der er ingen fast formel for, hvordan en årsberetning skal opbygges, men den kan indeholde følgende overskrifter
- Arkivets adresse og kontaktoplysninger
- Åbnings- og arbejdstider
- Samlinger og registrering
- Formidling, undervisning og samarbejde
- Kommunikation og presse
- Lokaler, teknik, bevaring og administration
- Personale
- Statistik