På et arkiv er der mange forskellige opgaver, der presser sig på. Derfor kan det være nyttigt at have en strategi og en arbejdsplan, så det er arkivets medarbejdere, der bestemmer over opgaverne og ikke omvendt. Ofte vil der stå i arkivets vedtægter, at arkivets styrelse er ansvarlig for udarbejdelsen af en arbejdsplan og et budget.
Arbejdsplanens formål
Arbejdsplanen har mange formål:
- Den kan bruges til at sætte retningen for arkivets arbejde og synliggøre, hvilke mål der er opnået i årets løb.
- Den kan bruges til at prioritere arbejdsopgaver.
- Den bidrager til, at hver enkelt medarbejder ved, hvad deres opgaver er, og hvad formålet er med dem.
- Den giver overblik over, at alle opgaver bliver løst.
- Den er arkivlederens aftale med bestyrelsen om, hvad arkivet skal lave.
Selvom det måske står i arkivets vedtægter, at det er bestyrelsens ansvar at udarbejde en arbejdsplan, vil det være naturligt, at det sker efter et oplæg fra arkivets leder i samarbejde med medarbejderne.
Strategi
Før man udarbejder arbejdsplanen, kan det være en fordel at formulere en strategi for arkivet. En strategi er et mere langsigtet mål om, hvor arkivet skal være om en given årrække. Det er ikke et krav, at arkivet har en strategi, men det er et nyttigt arbejdsredskab. Der er stor forskel på, hvordan arbejdsplanen vil se ud fra arkiv til arkiv alt efter, hvad de gerne vil opnå. Fx vil strategien for et arkiv, hvis primære mål er at nå til bunds i alle bunker og få gennemregistreret samlingen, være anderledes end strategien for et arkiv, hvis mål er at opnå stor synlighed i lokalsamfundet gennem arrangementer og publikationer. Det ene udelukker ikke det andet, men hvis ressourcerne er begrænsede, kan det betale sig at fokusere på et bestemt mål, der er sat i strategien, frem for at nå alting halvt. Når man har formuleret sin strategi, kan man bruge den som afsæt for sin arbejdsplan.
Udformning af arbejdsplan
Der er mange måder at lave en arbejdsplan på. Ofte vil man have en detaljeret arbejdsplan, der dækker det kommende år, og for de følgende år en mere summarisk plan, der afspejler arkivets langsigtede strategi. Arbejdsplanen kan være meget kort med få punkter, eller den kan være mere omfattende og detaljeret.
Man kan med fordel bruge arkivets kerneopgaver som overskrifter for arbejdsplanen, fx:
- Indsamling og modtagelse
- Registrering og magasinering
- Bevaring
- Formidling
- Administration
Under hver overskrift oplistes de dertilhørende arbejdsopgaver, og hvem der udfører dem. Det kan gøres i tekstform, eller det kan stilles op i et skema. Det må meget gerne fremgå, hvornår de enkelte opgaver skal udføres. Nogle opgaver er fortløbende og kræver en vedvarende indsats, mens andre er tidsbegrænsede og slutter ved en deadline. Prøv også fastsætte, hvor lang tid den enkelte opgave tager eller hvor meget tid, man vil afsætte til den.
Ved årets slutning kan arbejdsplanen bruges som udgangspunkt for arkivets årsberetning. Ofte vil man opleve, at ikke alle opgaver blev udført som planlagt. I så fald kan det anføres, hvilke opgaver, der blev udført i stedet, eller hvilke opgaver der tog længere tid end forudset. De af arbejdsplanens opgaver, der ikke blev udført i årets løb, kan overføres til næste års arbejdsplan, hvis de stadig er aktuelle.