Under brugere kan man oprette nye brugere i Arkibas, ændre en brugers adgangskode eller rettigheder, og nedlægge brugere, som ikke længere skal have adgang til systemet.
I venstre fløjmenu foldes menupunktet Arkivadministration ud ved at klikke på det.
- Klik på menupunktet brugere.
- Nu åbner menupunktet brugere med en oversigt over alle aktive brugere i arkivet.
Opret ny bruger
Øverst i højre hjørne klikkes på Opret ny.
Nu åbner et nyt skærmbillede, hvor man kan oprette en ny bruger.
I venstre side af skærmbilledet indtastet stamdata på brugeren og i højre side af skærmbilledet tildeles rettigheder.
Stamkort
Udfyld stamdata i venstre side. Felter med en rød stjerne er obligatoriske.
Navn / initialer (obligatorisk):
Skriv brugerens fulde navn i det første felt og brugerens initialer i det andet . I feltet initialer kan både benyttes store og små bogstaver.
Vær opmærksom på, at brugere skal have unikke initialer, der må ikke være flere brugere de samme initialer.
Email (obligatorisk):
Skriv brugerens personlige e-mail.
Den e-mail anvendes, hvis en bruger har glemt sin adgangskode, og beder om, at få den nulstillet. Så sendes der en mail med link til at nulstille brugerens adgangskode. Det skal derfor være en e-mail, som vedkommende har adgang til.
NB: En mail kan kun benyttes en gang pr. arkiv. Har en bruger adgang til flere forskellige arkiver, så kan mailen bruges én gang pr. arkiv.
Mobilnummer:
Benyttes hvis arkivet slår to faktorlogin til. Så vil der blive sendt en 6 cifret kode på sms til personens mobil ved login, som skal angives, for at man kan komme ind i systemet.
Læs mere om to faktor login [link].
Notifikation ved kommentar:
Sæt flueben her, hvis brugeren skal have besked, når der er nye brugerkommentarer på arkiv.dk
NB: Kun relevant, hvis arkivet har tillad kommentarer på registreringer på arkiv.dk.
Læs mere om kommentarer på arkiv.dk og hvordan man slår det til.
E-mails ved påmindelser:
Sæt flueben her, hvis brugeren skal have tilsendt en e-mail, når brugerens oprettede påmindelser på journaler, registreringer og forespørgsler bliver aktiveret. Hvis der ikke sættes flueben, vises påmindelser kun som en rød prik ved klokken i øverste højre hjørne af Arkibas.
Læse mere op påmindelser i journaler [link], registreringer [link] og forespørgsler [link].
Adgangskode (obligatorisk):
Indtast adgangskode, som skal være på minimum 12 tegn. Den skal indeholde både store og små bogstaver samt tal. Adgangskoden skal skrives to gange, for for at sikre, at den er skrevet korrekt.
Brugeren vil af sikkerhedsmæssige årsager ved første login blive bedt om at ændre adgangskoden.
Noter:
I notefeltet kan der f.eks. noteres oplysninger om, hvornår brugeren er oprettet i systemet, brugerens adresse mv. Feltet er ikke obligatorisk og kan efterlades blankt.
NB: Man kan ikke gemme, før der er tildelt rettigheder.
Man kan ikke gemme, før der er tildelt rettigheder til brugeren i højre side af skærmbilledet.
Rettigheder
I højre side af vinduet tildeles de rettigheder, brugeren skal have.
Rettighederne er opdelt i fem hovedgrupper: Journaler, registreringer og forespørgsler, arkivadministration, journaladministration, registreringsadministration og forespørgselsadministration.
Klik på plustegnet ud for en gruppe, for at folde den ud og for at se de enkelte rettigheder i gruppen.
Inden for hver gruppe kan man tildele alle rettigheder på en gang med knappen Tilføj alle, og man kan fjerne alle rettigheder igen med knappen Fjern alle.
Under journaler, registreringer og forespørgsler kan man tildele fulde rettigheder til at oprette nye journaler, registreringer og forespørgsler og til at redigere dem. Skal en bruger kun have rettigheder til at se materialet, tildeles brugeren blot læserettigheder.
Rettighederne kan skræddersys til hver enkelt bruger. I stedet for at tilføje alle rettigheder i en gruppe, kan man udvælge specifikke rettigheder.
Afslut oprettelsen af brugeren ved at klikke Gem bruger på stamkortet i den venstre side af skærmbilledet.
Ret bruger
Hvis en medarbejder skal have nye rettigheder, ændret kontaktoplysninger eller har glemt sin adgangskode, så foretages ændringer således:
- Fold menupunktet Arkivadministration ud.
- Klik på brugere.
- Find medarbejderen på listen og åbn redigeringstilstand ved at klikke på brugeren.
Brugerens stamoplysninger ændres i venstre side af vinduet.
Vær opmærksom på, at adgangskodefeltet ser ud til at være tomt, men koden er gemt i databasen. Det er derfor ikke nødvendigt at indtaste en ny adgangskode, med mindre brugeren har glemt sin adgangskode og skal have en ny.
NB: Brugere kan også selv ændre kode fra login-billedet. Læs her hvordan man selv nulstiller sin adgangskode.
Brugerens rettigheder ændres ved at sætte eller fjerne flueben i højre side af vinduet.
Husk at gemme brugeren efter der er lavet rettelser på knappen Gem bruger.
Slet bruger
Man kan ikke slette en bruger definitivt, da det skal altid være muligt at slå op, hvilken medarbejder, der har oprettet eller arbejdet med en sag.
I stedet skal man inaktivere brugere, der ikke længere arbejder på arkivet. Det gøres ved at klikke på Inaktiver bruger.
Vær opmærksom på, at selv om du bliver spurgt, om du er sikker på, du vil slette brugeren, så slettes brugeren ikke, der er kun tale om en inaktivering.
Oplysningerne om brugeren flyttes nu til listen over Inaktive brugere.
NB: Det er ikke muligt at slette brugere, hvor en eller flere obligatoriske felter ikke er udfyldt. Det vil typisk dreje sig om brugere, som er konverteret far Arkibas4, og hvor feltet e-mail ikke er udfyldt.
For at slette brugeren udfyldes feltet med en mailadresse – det kan blot være en fiktiv mailadresse.
Klik på Gem bruger.
Herefter kan brugeren slettes.
Genskab bruger
Har man senere brug for at se en inaktiv bruger, vælger man Vis inaktive i øverste højre hjørne.
Nu vises listen over inaktive brugere.
Klik på den bruger, som som skal genskabes, brugeren åbner nu i redigeringstilstand.
Klik på knappen Genskab bruger, og bekræft at brugeren skal genskabes.
Brugeren er nu blevet genskabt uden rettigheder. Det er derfor nødvendigt at tildele rettigheder på ny og gemme brugeren.