Hvert år i årets første måneder indhenter SLA i samarbejde med ODA statistiske oplysninger fra Lokalarkiverne. Arkiverne indberetter hver især deres tal, som derefter indgår i en samlet indberetning til Danmarks Statistik.
Tallene indkaldes fra SLA
Arkiverne får en indkaldelse fra SLA lige efter nytår. Fristen for indberetningen ligger som regel i begyndelsen af marts. Sammen med indkaldelsen kan man finde link til opgørelser fra tidligere år. Det er vigtigt at alle arkiver foretager indberetningen for at få et retvisende statistisk billede af lokalarkiverne i Danmark.
Tallene bringes på Danmarks statistiks hjemmeside og i Statistikbanken (Danmarks Statistik)
Hvad omfatter indberetningen?
Indberetningen omfatter følgende emner, der dog kan justeres fra år til år:
- Antal åbningstimer på arkivet
- Samlingens størrelse i hyldemeter pr. udgangen af året
- Årets tilvækst af arkivalier i meter
- Antal billeder pr. årets udgang
- De digitale samlingers størrelse i GB pr. udgangen af året (dette spørgsmål besvares kun af §7- arkiverne)
- Årets tilvækst af digitale arkivalier i GB (dette spørgsmål besvares kun af §7- arkiverne)
- Antal besøgende på arkivet (fysiske gæster)
- Antal besøgende til foredrag, byvandringer, arkivernes dag
- Antal skriftlige henvendelser
- Antal telefoniske henvendelser
- Antal lønnede medarbejdere angivet i årsværk/fuldtidsstillinger
- Antal medarbejdere i beskæftigelsestilbud angivet i årsværk/fuldtidsstillinger
- Antal frivillige tilknyttet arkivet
- Frivillige medarbejderes arbejdstimer for hele året.
Registrér løbende
Det er en god vane løbende at registrere besøgende og brugere af arkivet samt skriftlige og telefoniske henvendelser, da disse tal kan være svære at rekonstruere efterfølgende. Skulle man ikke have registreret tallene løbende, er et kvalificeret skøn bedre end ingenting.