Et SLA-godkendt arkiv skal have en arkivleder, der er ansvarlig for arkivets drift, samlingernes tilstand og deres benyttelse. Ansvaret omfatter indsamling og modtagelse, registrering og bevaring, formidling og administration. Arkivlederen kan uddelegere udførelsen af opgaverne til arkivets medarbejdere.
Ledere, der er tiltrådt efter 1. januar 2007, skal inden for de første fire år have gennemført SLAs arkivuddannelse
Nedenstående kan tjene som en huskeseddel over de opgaver, arkivlederen skal sørge for bliver udført.
Indsamling og modtagelse
- Iværksætte indsamling af materiale i overensstemmelse med arkivets arbejdsplan.
- Være opmærksom på truet materiale, der bør indsamles.
- Modtage relevant afleveret materiale.
- Udfylde modtagelseserklæring, herunder om der er tale om gave, depot eller lån, om materiale, der ikke kan indlemmes i samlingen, må videregives eller kasseres eller om det ønskes returneret, og om der er aftalt afvigelser fra standardklausulerne.
- Føre indkomstjournal.
- Udskille offentlige arkivalier og aflevere dem til det offentlige arkivvæsen.
- Udskille materiale, der ikke hører til under arkivets arbejdsområde, og aflevere det til et andet lokalarkiv eller en anden offentlig institution, med mindre aflevereren har bestemt noget andet.
Registrering og bevaring
- Registrere og behandle det indsamlede materiale og arkivere det i egnede materialer.
- Føre tilsyn med samlingernes opbevaring og tilstand.
- Iværksætte konservering og reparationer, om nødvendigt under faglig bistand.
- Sikre at uvedkommende ikke har adgang til samlingerne.
Tilgængeliggørelse og formidling
- Sørge for, at arkivet er offentligt tilgængeligt for interesserede.
- Hjælpe og vejlede arkivets brugere.
- Sikre overholdelsen af pålagte klausuler samt administrere og være ansvarlig for dispensationer herfra.
- Sikre, at udlån af materiale sker på betryggende måde.
- Sikre, at indlån af arkivalier til bl.a. forskning sker på betryggende måde.
- Sikre at arkivets formidlingskanaler (hjemmeside o.l.) er opdaterede.
- Bidrage til at udbrede kendskabet til arkivets samlinger og hvad de kan bruges til.
Administration
- Forestå den almindelige daglige administration og herunder sørge for, at indgåede henvendelser bliver besvaret.
- Overholde sin tavshedspligt og sørge for, at medarbejderne udfylder tavshedserklæring
- Udføre øvrige opgaver, der bliver pålagt af arkivets styrelse.
- Foranstalte indkøb af egnede materialer, arkivudstyr, inventar m.m.
- Sørge for nødvendige reparationer og vedligeholdelser.
- Sørge for at arkivets digitale data opbevares på betryggende vis, og at der tages backup.
- Sørge for, at arkivet har de nødvendige forsikringer.
Uddannelse
- Lade sig uddanne og deltage i arkivfaglige møder og kurser.
- Holde sig løbende orienteret.
- Sørge for at medarbejderne får tilbud om uddannelse.
Beretning
- Udfærdige årlig beretning for virksomheden i henhold til arkivets arbejdsplan.
- Sørge for, at der indsendes statistiske oplysninger for arkivet til rette myndigheder.
- Sørge for, at der udarbejdes regnskab i henhold til arkivets budget.