Mange lokalarkiver er enten foreningsdrevet eller har en støtteforening. Et godt samarbejde med foreningen og dens bestyrelse er med til at sikre god fremdrift i arkivets arbejde, ligesom foreningens medlemmer kan være gode ambassadører for arkivet.
Foreningens vedtægter
Fundamentet for al foreningsdrift er foreningens vedtægter. Heri er fastlagt foreningens formål og hjemsted samt en lang række andre formelle forhold. Bestyrelsen for foreningen er med formanden i spidsen ansvarlig for foreningens drift. Ethvert medlem af bestyrelsen bør sætte sig ind i vedtægternes indhold.
Bestyrelsen i det foreningsejede arkiv
Hvis det er en forening, der driver arkivet, er det foreningens bestyrelse, der udpeger arkivets leder og lægger de overordnede linjer i arkivets arbejde og udvikling. Ofte fungerer arkivlederen som sekretær for bestyrelsen, bl.a. ved at være referent ved bestyrelsesmøderne.
Arkivlederen står til ansvar over for bestyrelsen, og bestyrelsen er arkivlederens vigtigste sparringspartner. Som regel vil arkivlederen forelægge forslag til arbejdsplan for det kommende år for bestyrelsen. Bestyrelsen holder øje med, at der balance mellem arbejdsplanen og den årsberetning, der aflægges ved årets slutning. På den måde sikres det, at der er fremdrift i arkivets arbejde.
Det er meget forskelligt, hvor meget bestyrelsen er inde over arkivets drift. Nogle steder begrænser bestyrelsens engagement sig til at godkende arkivlederens planer. Andre steder deltager bestyrelsens medlemmer aktivt i arkivets arbejde, fx sådan at bestyrelsens kasserer og sekretær også er arkivets kasserer og sekretær.
Generalforsamling
Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed, og det er vigtigt, at den bliver afholdt i overensstemmelse med vedtægterne. På generalforsamlingen bliver der bl.a. aflagt beretning og regnskab for foreningens virksomhed, og der vælges medlemmer til bestyrelsen. Formelt er det formanden, der indkalder generalforsamlingen, men i praksis er det ofte foreningens sekretær eller arkivets leder, der forbereder den.
Til at lede mødet vælger generalforsamlingen en dirigent, og desuden vælges en referent samt stemmetællere. Det er en god idé, at bestyrelsen på forhånd har forslag til personer, som er villige til at påtage sig hvervet. Ofte vil bestyrelsen også have forslag til, hvem der kan opstilles til ledige pladser i bestyrelsen, og have sikret sig, at de pågældende vil modtage valg. Hvis vedtægterne ikke bestemmer, at der er direkte valg til de enkelte poster i bestyrelsen, konstituerer den nyvalgte bestyrelse sig hurtigst muligt efter generalforsamlingen med formand, næstformand, kasserer mv.
Foreningens medlemmer
Når man melder sig ind i en forening, er det som oftest fordi, man interesserer sig for, hvad foreningen arbejder med, eller gerne vil støtte foreningens formål. Med andre ord har arkivet i sin medlemsskare en vennekreds, som det kan drage nytte af i talrige sammenhænge. Vigtigst er det at holde medlemmerne orienteret om arkivets arrangementer og skabe opmærksomhed om dets arbejde. For de fleste medlemmer gælder, at jo flere aktiviteter, foreningen har, jo større interesse vil de have i foreningen. Måske er det også blandt arkivets medlemmer, man kan rekruttere kommende frivillige medarbejdere til arkivet.
Relaterede artikler
Håndbog i foreningsarbejde (Kulturelle Samråd i Danmark)
Vedtægter