Nogle arkiver fungerer under så vanskelige betingelser, at det kan blive nødvendigt at overveje arkivets fortsatte eksistens. I yderste konsekvens kan det blive nødvendigt at tage den smertelige beslutning at nedlægge arkivet. I så tilfælde er der en række forhold, der skal overvejes.
Søg hjælp
Hvis arkivet står i fare for at lukke, gælder det om at søge hjælp til at finde en løsning. Det kan ske i kommunens arkivsamvirke, hos den regionale konsulent, hvis en sådan findes, eller hos SLA. Måske er der muligheder for at videreføre arkivet, som man ikke selv havde fået øje på. Kan arkivet samarbejde med et naboarkiv, så det ikke behøver lukke helt? Er det meningsfuldt med en sammenlægning med et naboarkiv?
Bliver resultatet, at arkivet skal lukke helt, er der brug for hjælp til at afvikle arkivet på bedst mulige måde.
Hvem tager beslutningen?
Det er arkivets organisering, der bestemmer, hvordan beslutningen om nedlæggelse kan tages. Hvis arkivet drives af en forening, er det sandsynligvis den pågældende forenings generalforsamling, der skal tage den endelige beslutning. Er arkivet selvejende, er det arkivets styrelse, og er arkivet drevet af en kommune, et museum eller et bibliotek, ligger beslutningen de respektive steder.
Hvad med samlingen?
Et arkiv, der er medlem af SLA, har i sine vedtægter en formulering om, at arkivets indsamlede materiale betragtes som offentligt eje, at dets forbliven som sådant garanteres, og at offentlig tilgængelighed er garanteret. Samlingens eksistens skal altså sikres, selv om arkivet lukker. Nogle steder er det på forhånd bestemt, hvilket arkiv der skal overtage materialet. Andre steder kan ske gennem en nærmere aftale med kommunalbestyrelsen eller kommunens arkivsamvirke.
Hvad med økonomien?
Har arkivet en formue, skal der træffes bestemmelse om, hvem der skal have formuen, hvis det ikke fremgår af arkivets vedtægter.
Hvis arkivet får offentligt tilskud, skal det aftales, om og hvordan det kan fastholdes af den institution, der overtager samlingen.
Har arkivet opnået tilskud fra fonde o.l. til formål, som endnu ikke er opfyldt, skal arkivet rette henvendelse til bevillingsgiverne og aftale under hvilke vilkår, aftalen kan afvikles.
Alle øvrige økonomiske forpligtelser og mellemværender gennemgås og bringes i orden. Økonomien og de praktiske opgaver i forbindelse med arkivets flytning aftales med den institution, hvor samlingen skal hen. Derudover opsiges lejemål, hjemmeside, telefon og sociale medier mv.
Meddelelse til offentligheden
Når beslutningen om nedlæggelse er truffet, bør alle arkivets aktiviteter gennemgås med henblik på at beslutte, hvem der skal have besked om lukningen. I et foreningsejet arkiv får medlemmerne senest besked gennem referatet fra generalforsamlingen, men hvad med arkivets brugere og samarbejdspartnere? Her kan det være relevant at udsende en pressemeddelelse, skrive det på arkivets hjemmeside eller på de sociale medier. Vær dog opmærksom på, at både arkivets hjemmeside og profiler på sociale medier lukker med arkivet.
Selv om kræfterne ofte er få og små ved en arkivlukning, kan det overvejes, om der er overskud til, at særligt gode samarbejdspartnere og personer, der har hjulpet arkivet meget, skal have en personlig meddelelse fra arkivet om lukningen.
Nedlæggelse på virk.dk
Når alle praktiske ting er på plads, nedlægges arkivet på virk.dk. Sørg forinden for, at der stadig er adgang til arkivets digitale postkasse
Læs mere på: virk.dk (Erhvervsstyrelsen)
Udpeg en kontaktperson, der holder øje med, om der kommer post i den digitale postkasse. Kontaktpersonen bør enten være fra det arkiv, der nedlægges, eller fra stedet, som efterfølgende overtager arkivets samling.