Arkivets medarbejdere samarbejder om at udføre arbejdsopgaverne på arkivet, og det er arkivlederens ansvar, at der bliver foretaget en forsvarlig fordeling af arbejdet. Det kan fx gøres ved, at ansvaret for de forskellige opgaver uddelegeres til arkivets medarbejdere, eller ved at udførelsen af en opgave i hvert enkelt tilfælde fordeles mellem medarbejderne. Ofte vil det være praktisk med faste mellemrum at holde møde med alle arkivets medarbejdere.
Der er talrige arbejdsopgaver på et arkiv, ofte flere end det er muligt at nå i det daglige. Derfor er det som regel nødvendigt at foretage en prioritering af arbejdsopgaverne, fx i forbindelse med, at der lægges en arbejdsplan for årets opgaver.
Jo mere arkivets medarbejdere er inde i alle arkivets arbejdsgange, jo mindre sårbart er arkivet i tilfælde af en nøglemedarbejderes fravær. Som minimum skal det fastlægges, hvem – gerne to – af medarbejderne der er administrator i Arkibas, hvem der kan betale regninger og hvem der har adgang til arkivets passwords til bl.a. hjemmeside, MitID Erhverv m.m.
Alle arkivmedarbejdere, lønnede som frivillige, bør underskrive en erklæring om tavshedspligt.
Eksempler på arbejdsopgaver på et arkiv
Nedenstående liste over arkivets daglige arbejde er langt fra udtømmende, men kan fungere som inspiration, når der skal fordeles opgaver mellem medarbejderne:
- Indsamling og modtagelse: Udfyldelse af modtagelseserklæring, journalisering af afleveringer, kontakt til potentielle givere, udklip af aviser, optagelse af interviews og film.
- Registrering og magasinering: Arkibas administrator, registrering af arkivalier, billeder, film, andre registreringstyper, pakning og arkivering.
- Formidling: Bemanding af arkivet i åbningstiden, gennemgang af post, besvarelse af forespørgsler, hjemmeside, Facebook-side, arrangementer, kontakt til presse, aktivitetskalender.
- Administration og lokaler: Sekretær, økonomiansvarlig, IT-ansvarlig, generalforsamling, årsberetning, statistik, rengøring, ansøgninger om penge,