En god økonomi med balance mellem indtægter og udgifter er med til at sikre, at arkivet har mulighed for at gennemføre de aktiviteter, der er planlagt. Hvis arkivet har planer, der rækker ud over den daglige drift, er det ofte nødvendigt at søge midler fra fonde og lignende. Arkivets budget afspejler arkivets arbejdsplan og er et godt redskab til at styre arkivets arbejde året igennem.
Læg et budget
Ofte vil der stå i arkivets vedtægter, at arkivets styrelse er ansvarlig for udarbejdelsen af en arbejdsplan og et budget. Ligesom det er tilfældet med arbejdsplanen, vil det også med budgettet være naturligt, at det udarbejdes efter et oplæg fra arkivets leder i samarbejde med medarbejderne.
I budgettet oplistes arkivets forventede indtægter og udgifter i årets løb. Hvis arkivet drives som en del af en anden virksomhed, typisk et museum eller et bibliotek, vil arkivets budget indgå i den samlede institutions budgetlægning.
Indtægter
Tænk igennem, hvad arkivet kan forvente at få af indtægter. Mange arkiver får et lille tilskud fra kommunen, nogle gange administreret af kommunens arkivsamvirke. Er arkivet foreningsejet eller har en støtteforening, kan der være tale om medlemskontingenter og andre støttebeløb. Desuden kan der budgetteres med overskud ved arkivets arrangementer for offentligheden eller ved bogsalg, billedsalg og lignende.
Endelig er der mulighed for at søge eksterne midler hos fonde, legater, lokale virksomheder m.m. Er der fx en virksomhed, der fylder rundt, som vil finansiere en udstilling eller et jubilæumsskrift udarbejdet af arkivet? Er der en lokal fond, der har som formål at støtte initiativer i lokalsamfundet? Eller er der et nationalt projekt, arkivet kan bidrage til? Kun fantasien sætter grænser, når det gælder om at finde interessenter, der vil bidrage til arkivets økonomi.
Udgifter
Tilsvarende til indtægterne tænkes alle udgifter igennem: Husleje, forsikringer, og indkøb af materialer hører til de faste udgifter, ligesom Arkibas-licensen, der oftest betales samlet for alle kommunes arkiver. Udgifter til kurser for arkivets medarbejdere og til vedligehold af lokaler, inventar og IT-udstyr er tilbagevendende udgifter, som man med fordel kan tage højde for i budget og arbejdsplan. Hvis arkivet derudover har planer om arrangementer, fx byvandringer, udflugter eller foredrag, skal det gennemtænkes, om det indebærer udgifter, der skal tages med i budgettet. På samme måde kan indsamlingskampagner, ombygninger eller andre ekstraordinære projekter kræve, at der skaffes økonomi. Man kan godt medtage et projekt i budgettet, uden at man ved, om der er penge til det. I givet fald kan der skrives en bemærkning om, at udgiften er under forudsætning af fornøden finansiering.
Vælg en økonomiansvarlig
Vælg en medarbejder, som i det daglige står for arkivets pengesager og har adgang til arkivets NemKonto, gerne i samarbejde med en anden medarbejder, fx arkivets leder. Hvis arkivet er foreningsdrevet, vil det ofte være foreningens kasserer, der står for økonomien.
Godkendelse af regnskab
Ved årets udgang gøres det samlede regnskab op og sammenholdes med årets budget, ligesom der lægges et budget for det kommende år. Typisk skal regnskab og budget revideres og godkendes af arkivets styrelse eller – hvis der er tale om et foreningsejet arkiv – af generalforsamlingen.
Relaterede artikler
Strategi og arbejdsplan
Årsberetning
CVR, MitID Erhverv, Digital Post, NemKonto
Arkivsamvirker og arkivkredse